電話の対応は、直接顔を見ないで声だけで会話するので、声のイントネーションや言葉によって、大きく印象が変ってしまいます。
特に初期の応対によって、相手に不信感を与えてしまうことは、その後のビジネスや就活などにも悪影響を与えることも考えられます。
基本的マナーを守って、相手に信頼感を与えることも、女性社会人として求められるスキルの一つです。
適切な電話対応をするための、基本的マナーをご紹介します。
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女性の就活での電話のかけ方は？面接や応募、問い合わせはどうするの？
女性の就活でも、学生気分ではいけません。
社会人は、コミュニケーション力が必要であり、電話をかけた時から面接の始まりとして、基本マナーをしっかりと抑えて取組みましょう。
○電話をする前に、応募する会社の求人資料・カレンダー・メモ用紙・筆記用具・問い合わせ内容をまとめたものなどを手元に用意しておきます。
○電話をする時間帯の確認をします。職種によって、電話をする時間帯には注意が必要です。
かける時間帯は、求人資料に記入されていることもありますが、
・（勤務時間が9：00～17：00の例）･･･9：30～11：30か13：30～16：30が無難です･･･朝の始業時間には朝礼や打ち合わせをしている会社が多く、終業時間に近い時間帯も遠慮します。
緊急の場合は止むを得ませんが、就業時間外はなるべく避けます。
また、ファッション業界など週明けの午前中は、忙しい事が多く、電話をかけてもなかなか出ないときは、時間を空けてから再度電話をしましょう。
○携帯電話でバイトや就活の電話をかけるときは、周りが静かか、電波状態が良いか、雑音が入らないか確認してから電話をするようにします。
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女性の就活、基本の電話かけ方の例を教えて？
○最初の一言は？女性らしく明るくハキハキした言葉で、大きめの声でかけましょう。
・「私、御社の求人広告を拝見しました▲▲と申します。人事の担当者の方をお願いします」
・「求人広告を見てお電話した▲▲と申します。まだ、ホールスタッフは募集されていますか」
○担当者などが出たら、問い合わせの時間の都合を聞きます。名前を告げてから、
・「お尋ねしたいことがあるのですが、少々お時間をいただいてよろしいでしょうか？」
○面接の日時が決まった場合は、必ず復唱して確認します。
○電話の切り方は、「お忙しい中、有り難うございました。失礼します。」と言って、相手が切ったのち切りましょう。
女性の社会人としての電話のかけ方マナーは？会社から会社へはどうするの？
女性新人社員であっても、電話を受け取る方はそう思いません。
あくまでも、会社を代表する電話として受け答えします。
基本マナーを守って、信頼を失わないようにしましょう。
○電話をする前に、用件をまとめたメモ、筆記用具を手元に置きます。
○電話をかける時間帯の確認をします。
急ぎや重要な用件以外は、昼休みや時間外は遠慮しましょう。
また、朝一番は朝礼や事務連絡等で忙しい時間帯なので、避ける方が良いでしょう。
・（勤務時間が9：00～17：00の例）･･･9：15～11：45か13：15～16：45までが無難です。
○電話をかけて、相手が出たら
・「▲▲会社の▲▲と申します。」「いつもお世話になっております」などとお礼を述べます。
・「▲▲部の▲▲課長は、いらっしゃいますでしょうか？」と対応します。
○相手が不在の時は、出勤日や戻り時間を尋ね、用件によっては、
・「▲▲日には出勤されていますでしょうか？」「お戻りは何時頃のご予定でしょうか？」
・「わかりました。改めてこちらからご連絡差し上げます。ありがとうございました。」
・「恐れ入りますが、お電話を頂きたい旨を、お伝えいただけますでしょうか」名前と連絡先を伝えます。
○ビジネスの場合、どちらが電話を切るか？
一般的には、電話をかけた方が切るのが基本ですが、相手がお客様やお得意先の場合は、相手が切ったのを確認してから切ります。
女性の就活での電話の受け方は？面接の結果連絡や日程調整の時はどうするの？
社会人としての電話マナーは、一般家庭での電話応対とは違うことを理解しましょう。
○面接の日程調整は、なるべく相手の都合に合わせます。
・問題が無いとき･･･「はい、その日時で問題ありません」
・都合が悪いとき･･･「申し訳ありません。あいにくその日は都合が悪く参加できません。誠に恐縮ですが、別の日時をお願いできないでしょうか？」と丁重にお願いします。
○面接や合否の電話連絡の後は、合否などに関わらずお礼を述べて切ります。
・「本日はお電話いただき、ありがとうございました。失礼いたします。」とお礼を言ったあとに、相手が切った後に静かに切ります。
女性の社会人としての電話の受け方マナーは？会社からやお客からはどうするの？
第一声は、はっきりと大きめの声で出ます。
「もしもし」はビジネスの会話では不要です。
電話に出ることが多い女性の場合は、張りきりすぎて変な声が出たり、口が回らないことが無いよう、普段からきれいに自然な声が出るようトレーニングをしておきましょう。
○電話はコールが3回以内に出るようにしましょう。それ以上なった場合は、
・「お待たせしました。▲▲会社でございます。」が基本で、
「おはようございます。」
「お電話ありがとうございます」
「大変お待たせいたしました」などと受けたりします。
○他の人を呼ぶ場合は、「少々お待ちください」と言って、必ず保留にしてから他の人に声掛けします。
相手を長く待たせないように気を配り、保留が長くなるときは、「恐れ入ります。少し時間がかかりそうなので、こちらから折り返しお電話を差し上げるようにいたしますが？」と聞きましょう。
○担当がまだ出社していないときは、「申し訳ございません。▲▲は所用で▲▲時頃出社予定です」などと答え、「遅刻しております」と答えないようにします。
○相手が役職者を指定しているときは、「▲▲専務ですか？」「▲▲課長は不在です」はなく、「専務の▲▲ですか？」「課長の▲▲は不在です」と身内には敬称を使用しません。
○お客様やクレームなども、相手を待たせることがマナー違反です。長時間待たせたり、たらい回しにより、始めはクレームでないのに、電話の対応によってクレームに発展することがあるので、注意しましょう。
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