タスクとは大きな仕事を最小単位に分解したもので、すぐに実行できる課題や作業のことを言います。
このタスクを次々と完成させていくと、やがて大きなプロジェクトも完成することになります。
そのため、プロジェクトをスムーズに進行させるためには、タスク管理は重要なのです。
そのタスク管理をどうやって行うか、効率的に行うための無料アプリにはどのようなものがあるのか、タスク管理が上手い人は何を使っているのかなどについて、タスク管理が苦手な方にもわかりやすくご紹介します。
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タスク管理とは？ToDoとは？
タスク管理とは、それぞれ割り振ったタスク（課題・作業）の優先順位、期限、進捗状況などを確認することを言います。
タスクは、「期限までにしなければならないもの」であり、そのタスクを期限までに処理できないときはプロジェクト全体に影響がでることがあります。
タスクに似た用語として「ToDo」という用語があります。
ToDoは、「期限ははっきり決まっていないが、しなければならないもの」という意味です。
簡単に言うと「期限がある課題・作業」がタスクで、「期限が明確でない課題・作業」がToDoということです。
タスク管理は必要なのか？
仕事には「期限の決まった仕事」と「期限がはっきり決まっていない仕事」がありますが、圧倒的に多いのは期限の決まった仕事でしょう。
その期限の決まった仕事を確実に効率良く完成させるには、タスク管理を行うことが重要なのです。
仕事を細分化して行う場合、複数の仕事を同時に進めるので、次のことを決める必要があります。
・期限はいつまでか
・優先させる業務はどれなのか
・やり残した仕事はないか
などをはっきり決めておかないと、
次のデメリットが生じる可能性が大きいです。
・期限に間に合わない
・どれを優先するのかわからない
・どの仕事が残っているのかわからない
そのため、デメリットを無くすためにはタスク管理が必要となります。
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タスク管理による効果は？
タスク管理による効果には、主に次のことがあります。
①期限がわかるので工程を立てやすい･･･タスク期限に合わせてスケジュールを立てることができます。
②優先順位がはっきりする･･･優先順位をはっきりさせることで、緊急性があるタスクの完成に集中できます。また今何をすべきなのかを確認することができます。
③仕事を効率的にできる･･･タスクの優先順位が決まっているので、無駄な仕事をする必要がありません。順位に合わせて効率よく仕事ができます。
④仕事内容がわかりやすい･･･プロジェクトの大まかな工程だと、細かい仕事内容がわからず、仕事によってはやり残してしまうリスクがあります。しかしタスク管理をすると、細かい仕事内容と優先順位もはっきりしているので、仕事漏れが無くなります。
⑤タスク確認がしやすい･･･タスクを可視化（文字化）することで、完了したタスクと未完了のタスクをはっきり確認できます。
タスク管理する方法は？
タスク管理する主な方法には次のものがあります。
①タスク管理アプリ･･･会社などで同じプロジェクトを進めるチームなら、チーム共通のアプリを導入して使用すると、すぐにタスクを確認できます。
タスク管理専用アプリなので、効率化を目指したビジネス特化したものも多く、スケジュール管理もしやすく種類も豊富です。
またパソコン、タブレット、スマホなどで共有できるアプリであれば、外出先でも確認やタスクの編集も行えます。
代表的なアプリとしては、
・グーグルToDoリスト：タスク管理･･･グーグルアカウントを利用してタスク管理ができます。
タスクごとに期限を設定することで通知が届き、タスクをやり忘れることはありません。
・Stock･･･ビジネスツールとして、チャット機能や情報ストック、タスク管理に特化しています。
・Timetodo･･･シンプルなToDo管理アプリで、用件ごとに期限までの残り時間が表示されます。
・ToDoリスト1画面チェックリストのタスク管理･･･シンプルなので、開いてすぐにリストを確認できます。1画面で全ての動作が確認できますが、物足りなさを感じるかもしれません。
・付箋メモ帳型ToDoリスト：メモウィジェット･･･付箋型のタスク管理アプリでカラフルです。記録や忘れ物防止のために、プッシュ機能が含まれています。
②表計算ソフトによる･･･エクセルなどの表計算ソフトを使うタスク管理です。表計算画面のセルにタスク内容を入力するものですが、タスクに合わせて作成日、進捗状況、優先順位、担当者などの項目を作っておくとタスク管理しやすくなります。
またグーグルアカウントがあれば、エクセルよりもグーグルスプレッドシート（無料）をおすすめします。パソコン、スマホともに利用でき、リアルタイムで自動更新されるので便利です。
③ノートなど･･･一般的なノート、付箋、ホワイトボードなどのアナログ的なタスク管理です。
パソコンやスマホが苦手な人や、タスク管理に対しての説明や教育が面倒という人向きです。
誰でもすぐに始められますが、リアルタイムでタスクの更新をするのが面倒かもしれません。
また常にノートなどタスク管理するものを持ち運びしなければなりません。他の人と共有できないので、チームでのタスク管理には向いていません。
タスクを作るときのポイントは？
タスク管理をするために、タスクを作るときには次のポイントを参考にしてください。
タスク管理するには、タスクの定義を前もって決めておき、共有化するのが重要です。
①タスクの細分化･･･タスクを作るときはなるべく細分化することをおすすめします。
細分化することでより、細かく仕事の内容が把握できます。
②担当者を決める･･･タスク完了の責任者をはっきり決めておきます。
③優先順位は実現性を重視･･･優先順位はそのタスクが完了できるものでなければなりません。
その時点で実現性の難しいタスクを優先すると、仕事が先に進みません。
④完了を明確に決める･･･どのような内容であれば、そのタスクが完了なのかをはっきりさせておきます。完了があやふやだと先に進めません。