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女性の就活・ビジネスでのメールのマナー・注意点は?送信・返信では?

女性のメール

現在は、友人と話をするときも、メールやラインなどが大流行です。
ビジネスの世界でも、なくてはならないアイテムとして、相互連絡に使われています。

でも、メールの送信・返信にも守らなければならないマナーがあります。
マナーを守って、きちんと内容を伝えることも、女性社会人として必要なスキルです。
マナーを知ることで、素敵なOLを目指しましょう。

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Eメールってなに?どんな時に使うの?

Eメール(electronic mail)とは電子メールともいい、パソコンや携帯電話などのネットワークを利用して、手紙のように文章をやり取りするものです。

メールは、文章以外にも文書ファイルや写真・画像などを添付ファイルとして送信することができます。
ビジネスでの連絡方法として一般的なものですが、緊急の時や込み入った話、お詫びには不向きとされています。

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メールに入力するときの項目を教えて?CC・BCC・署名とは?

・宛先(アドレス)・・・「▲▲@▲▲.ne.jp」などがメールアドレスです。メールを使用するには、必ず設定するものです。「.」一字でも間違うと相手に届かないので、正確に入力しましょう。

・CC・・・メインの送信先は宛先の方ですが、同じ内容の複写を送信して、メイン以外の方に確認してほしい場合に相手を設定します。

・BCC・・・メイン以外に複写を送信しますが、メイン・CC・BCCの受信者に、送信していることを知られたくない相手を設定します。

・件名(サブジェクト)・・・本文をわかりやすく簡潔にした題名で、件名の文字数は長くても40文字以内とします。

・本文・・・相手の社名・部署名・肩書き・氏名・敬称+お礼・送信者名・内容・締めの文の構成が一般的です。

・署名・・・ビジネスで使われる、送信者の氏名・連絡先などを数行でまとめたもの、メールの末尾につけます。名刺代わりであり、女性的なおしゃれな署名だと会社の宣伝にもなり、送信者の好感度もアップします。

女性のビジネスでのメールマナーは?送信・返信で気をつけることは?

送信するとき

・初めて相手・・・挨拶文としては「始めまして」「突然のメールで失礼致します」「初めてメールさせていただきます」が良いでしょう。「お世話になっております」を使うことがありますが、付き合いがなくても、ビジネス用語として認知されているので、使用しても問題はありません。

・目上に対して・・・お礼の文としては「いつも世話になっております」が一般的です。
「ご苦労様です」は目上が目下へ「お疲れ様です」は、目下が目上に使う言葉と言われていますが、意見が別れるところで、使用しないことが多いようです。

・送信する時間帯・・・基本は就業時間内です。
ビジネスで深夜のメールはなるべく避け、どうしても送信する場合は「夜分遅くに大変失礼します」「深夜に申し訳ありません」などと一言添えましょう。
その心遣いが女性としての好印象に繋がります。

・接待のお礼・・・なるべく早い時間で、翌日の朝などに送信するのがベストです。
スピードと感謝の文面が威力を発揮します。
お礼の言葉は「ありがとうございました」が一般ですが、定型の言葉の他に個人的な言葉を付け加えると良いでしょう。
「お食事、とても美味しかったです」
「すっかりご馳走になり、ありがとうございました」などと感謝を伝えましょう。

返信のとき

・RE:(件名)・・・メールを返信すると、RE:(件名)となりますが、あえてRE:を削除する必要はありません。
受信先は件名を見たときに、送信したメールに対する返信だと分かりやすいからです。

しかし、何回も重なると「RE:RE:RE:RE:(件名)」なるので、3回目以降は削除するか、
「RE:打ち合わせ内容について(第一回)」
「RE:打ち合わせ内容について(第二回)」
「RE:打ち合わせ内容について(第三回)」という修正して送付すると、相手も丁寧な人だなと感じるでしょう。

・転送するとき・・・転送メールには「FW:」が付くので、件名は変えないようにするのが基本です。
しかし、受取手がなんのために転送されたのかわからない場合がありますので、「当課にきた問い合わせを、参考のため転送します。処理は当課が行います。」などと、参考のため転送した旨を伝えます。

・引用・・・送信された一部の文章をそのまま引用して、返答すると効果的です。
 >▲▲の会議日程は▲月4日(火)10:00 に決定しました。 を引用した場合「承知いたしました」の一言ですみます。

女性の就活のときのメールマナーを教えて?

・件名、担当者名、挨拶文、自己紹介は必ず記入・・・例文 件名「面接の日程調整について(▲▲大学▲▲)」、担当者名「▲▲会社人事部▲▲様」、挨拶文「お世話になっております」、自己紹介「▲▲大学の▲▲です」

・質問は簡潔に。複数の質問がある場合は、箇条書きにします。

・本文の句読点や改行を適切にし、誤字・脱字に注意します。

・本文は、「お手数でございますが、何卒よろしくお願い申しあげます」などで締めます。

・メールの最後には「署名」をつけます。

・質問にたいしての回答や資料が送付されたら、必ずお礼のメールを送りましょう。

女性のメールマナー違反には、どんなこと?

・メール文の修飾や、顔文字・・・「(笑)」や「-(語尾を伸ばす)」も禁止です。

・了解です・・・ビジネスでは、「かしこまりました」「承知致しました」を使用します。

・取り急ぎ・・・「取り急ぎ▲▲まで」を使用することはありますが、何故簡略化するのか、上司や目上の方に失礼、相手先に失礼な人 と思われないように相手を選んで使用しましょう。特に謝罪をする場合には、誠意が伝わらないので避けましょう。

良く使用されるメールの例文を教えて?注意することは?

質問する場合 例文

件名:「▲▲製品についてお尋ねします」「▲▲についてのご質問」 ・・・必ず記入します。
▲▲株式会社 営業部
▲▲ 様
・・・必ず誰に送信したかわかるように、必ず記入します。

いつもお世話になっております。・・・日頃の感謝の意を伝えます。
▲▲会社 販売部の▲▲と申します。・・・必ず、自己紹介をします。

<本文・・・▲▲製品Aと製品Bの違いはどの点でしょうか?>
お忙しい中、お手数をおかけしますが、回答をお待ちしております。よろしくお願いいたします。                ・・・お詫びと再度お願いします。
【署名】・・・送信者の氏名、連絡先などを記入した署名をつけます。

注意点

・ビジネス上の質問や問い合わせでは、「?」や「!」などの疑問符や感嘆符を使用は避けて、質問でも「。」で終わるのが一般的です。 

・回答期限があるときは、期限がある理由を付け加えるのがマナーです。

・本文は、だらだらと長い文章にしないで、簡潔に要点をまとめた文章にしましょう。

女性の就活・社会人の電話のかけ方、受け方・対応の基本マナー!

お茶出しのマナー!準備することや湯呑、茶たくは?順番や注意点!

転勤の挨拶メールのマナーや社内向け・社外向け転勤の挨拶メールの例文

 

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