女性の就活・ビジネスでのメールのマナー・注意点は？送信・返信では？

2018年6月11日

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女性のメール

現在は、友人と話をするときも、メールやラインなどが大流行です。
ビジネスの世界でも、なくてはならないアイテムとして、相互連絡に使われています。

でも、メールの送信・返信にも守らなければならないマナーがあります。
マナーを守って、きちんと内容を伝えることも、女性社会人として必要なスキルです。
マナーを知ることで、素敵なOLを目指しましょう。

Ｅメールってなに？どんな時に使うの？

Ｅメール（electronic mail）とは電子メールともいい、パソコンや携帯電話などのネットワークを利用して、手紙のように文章をやり取りするものです。

メールは、文章以外にも文書ファイルや写真・画像などを添付ファイルとして送信することができます。
ビジネスでの連絡方法として一般的なものですが、緊急の時や込み入った話、お詫びには不向きとされています。

メールに入力するときの項目を教えて？ＣＣ・ＢＣＣ・署名とは？

・宛先（アドレス）･･･「▲▲＠▲▲.ne.jp」などがメールアドレスです。メールを使用するには、必ず設定するものです。「.」一字でも間違うと相手に届かないので、正確に入力しましょう。

・ＣＣ･･･メインの送信先は宛先の方ですが、同じ内容の複写を送信して、メイン以外の方に確認してほしい場合に相手を設定します。

・ＢＣＣ･･･メイン以外に複写を送信しますが、メイン・ＣＣ・ＢＣＣの受信者に、送信していることを知られたくない相手を設定します。

・件名（サブジェクト）･･･本文をわかりやすく簡潔にした題名で、件名の文字数は長くても40文字以内とします。

・本文･･･相手の社名・部署名・肩書き・氏名・敬称＋お礼・送信者名・内容・締めの文の構成が一般的です。

・署名･･･ビジネスで使われる、送信者の氏名・連絡先などを数行でまとめたもの、メールの末尾につけます。名刺代わりであり、女性的なおしゃれな署名だと会社の宣伝にもなり、送信者の好感度もアップします。

女性のビジネスでのメールマナーは？送信・返信で気をつけることは？

送信するとき

・初めて相手･･･挨拶文としては「始めまして」「突然のメールで失礼致します」「初めてメールさせていただきます」が良いでしょう。「お世話になっております」を使うことがありますが、付き合いがなくても、ビジネス用語として認知されているので、使用しても問題はありません。

・目上に対して･･･お礼の文としては「いつも世話になっております」が一般的です。
「ご苦労様です」は目上が目下へ「お疲れ様です」は、目下が目上に使う言葉と言われていますが、意見が別れるところで、使用しないことが多いようです。

・送信する時間帯･･･基本は就業時間内です。
ビジネスで深夜のメールはなるべく避け、どうしても送信する場合は「夜分遅くに大変失礼します」「深夜に申し訳ありません」などと一言添えましょう。
その心遣いが女性としての好印象に繋がります。

・接待のお礼･･･なるべく早い時間で、翌日の朝などに送信するのがベストです。
スピードと感謝の文面が威力を発揮します。
お礼の言葉は「ありがとうございました」が一般ですが、定型の言葉の他に個人的な言葉を付け加えると良いでしょう。
「お食事、とても美味しかったです」
「すっかりご馳走になり、ありがとうございました」などと感謝を伝えましょう。